第一章總則

第一條為做好學生檔案管理工作，使學生檔案管理更加規(guī)范化、制度化、科學化，結(jié)合我校具體情況制定本辦法。

第二條學生檔案管理工作要本著為培養(yǎng)人才服務(wù)、為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)、為人事工作服務(wù)的原則，堅持維護真實性和完整性的工作方針，實行統(tǒng)一管理，嚴密保管的辦法。

第三條各班主任負責學生檔案材料的收集。教務(wù)科負責學生檔案的建立和日常管理工作及畢業(yè)學生檔案的審核簽封和轉(zhuǎn)遞等工作。

第二章收集的范圍

第四條學生檔案材料的收集工作直接關(guān)系到人事檔案的完整性和學生的切身利益。為了使學生檔案適應國家人事工作的需要，在校期間學生檔案應不斷充實以下內(nèi)容：

1.畢業(yè)生登記表；

2.學習成績登記表，學期考核表；

3.學生在校期間獲得國家、省、市和學校等各類表彰所形成的材料及登記表；

4.學生科、教務(wù)科提供的學生在校期間違反校規(guī)校紀、觸犯國家法律形成的處理意見；

5.體檢表；

6.錄取通知書，入學告知書；

7.學籍表；

8.可供組織參考的其他材料。

第三章歸檔要求

第五條檔案材料必須是辦理完畢的正式材料。

第六條學生檔案材料必須完整、真實，文字清晰，對象明確，注明承辦學單位及時間。

第七條手續(xù)必須完備。凡材料規(guī)定由組織審查蓋章的，必須加蓋學校公章；個人文字材料必須有本人簽字。

第八條各類材料必須使用A4辦公用紙，材料及檔案袋封面只能用碳素或藍黑墨水書寫。

第四章檔案的借閱

第九條檔案一律不外借。如確實需要查閱，經(jīng)分管校領(lǐng)導批準后方可辦理查閱手續(xù)。

第十條學生個人不得查閱或借閱本人或他人檔案。

第五章檔案的轉(zhuǎn)遞

第十一條新生報到時，學生應將本人檔案材料上交班主任。

第十二條新生入學后，各班主任應及時將學生檔案轉(zhuǎn)至教務(wù)科，教務(wù)科應指定專人負責檔案管理工作。

第十三條學生轉(zhuǎn)學應及時辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

第十四條轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入的學生檔案材料必須完整齊全，并按規(guī)定認真整理，嚴禁扣留材料或分批轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入。

第十五條檔案管理人員應在每年7月1日前，將建檔完畢的畢業(yè)學生檔案材料整理完畢，由教務(wù)科科長審核、簽封。

第十六條轉(zhuǎn)遞的要求:

1.畢業(yè)生檔案由教務(wù)科負責按畢業(yè)生就業(yè)報到單位簽發(fā)的單位地址轉(zhuǎn)遞（特殊情況，另行處理）。

2.退學的學生，辦理學籍變動手續(xù)后，其檔案由教務(wù)科轉(zhuǎn)回該生家庭所在地相關(guān)部門。

第六章紀律要求

第十七條查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度和查閱檔案規(guī)定，嚴禁涂改、圈閱、批注、抽取、撤換檔案材料，未經(jīng)允許不得擅自拍攝、復制檔案內(nèi)容。

第十八條查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，因工作需要摘記檔案內(nèi)容時，應經(jīng)學校分管領(lǐng)導同意。摘記材料要妥善保管，不得丟失及私自存放。

第七章附則

第十九條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。